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無駄な費用をかけないためのビル管理業者の選び方を解説
ビル管理のどんなことに費用がかかってしまうのか？
自社ビルを建てたとしてもその管理業務まで全て自社で行おうとすると業務量が膨大になってしまうので、本来の業務まで手が回らなくなってしまいます。そんなときには、ビル管理のサービスを利用するといいでしょう。ビル管理業務というのは、プロパティーマネジメント業務とも言われるのですが、ビルの総合的な運営や管理を行う業務のことを言います。以前まではビル管理のことはあまり重要視されていなかったのですが、最近は建物の耐用年数が長期化する傾向にあり、さらにビル事業の競争が激しくなっていく中で、常に快適かつ安全な環境をキープして収入を確保するためには最重要業務だと言えます。ビル管理業務といっても様々な作業があり、さらに分類方法も様々でそれぞれに費用がかかってくるのですが、大まかに分けると4つに大別することができます。
例えば、設備管理をするときに費用がかかります。設備管理とはどのようなことをするのかといいますと、熱源設備などの運転監視業務、日常巡視点検、そして各種検針の記録や集計、消耗品の保守や管理などです。これらの業務というのは一見地味なようですがビル環境をしっかりと保全するためには欠かせない業務です。基本的には人件費がかかるのですが、そのときの費用も設備方式や勤務態勢などによって異なってきます。また、ビルによっては中央熱源設備などがないことがあるのですが、そのときにはどのようにすればいいのかなどは素人にはなかなかわからないことがあります。
他にも、ビル管理業務には警備業務や保守管理業務、さらに清掃業務などがあります。これらの管理業務をきちんとこなすためには、ビル管理のスペシャリストに依頼した方がいいでしょう。その分の費用はかかりますが、代わりに管理業務を完璧にこなしてくれますので、本来の業務を滞り無く行うことができます。
無駄な費用を払わないためのビル管理業者の選び方とは？
ビル管理を依頼するときには、優良な業者に依頼した方がいいのですが、ではどのような基準で業者を選べばいいのでしょうか。ビル管理の業者にはそれぞれ得意分野があります。例えば、病院や医療施設、オフィス、商業ビルなどそれぞれのビルの特性に合ったノウハウを持っている専門の業者を選ぶことがポイントです。また、例えば老人ホームなど24時間体制で運営しているビルの場合であれば、急なトラブルにもきちんと対応してくれるかどうかがとても大事なことです。
さらに、管理業者を選ぶときには、きちんと事業所が近所にあるかどうかも確認しておきましょう。そうすれば、いざというときにスピーディーに解決してくれます。また、管理業者が実際にメンテナンスしているビルを事前に調べることも大事です。それこそまさに実績の1つになりますので、機会があればぜひ見るようにしてください。
さらに、清掃状況や設備のメンテナンスはきちんとされているかどうかなど、自分の目で確認することがとても大事なことです。また、サービス内容も確認することが大事です。実際にどのような管理業務を提供しているのかを細かく確認しないと、やってほしい業務をやってくれないことがあるのでトラブルの原因になってしまいます。ビル管理には設備点検や給排水設備の保全作業、エレベーターの点検、そして駐車場の管理や警備など様々なサービスがあります。自分がどのような管理を求めているのかをしっかりと把握し、そのサービスを提供しているかどうかもチェックすることは依頼するときに必須です。
ビル管理業者に余計な費用を払わないためのポイントとは？
仮にビル管理業者に依頼したとしても、サービスが不十分だったらまた別の業者に依頼し直す手間や費用がかかってしまうので、無駄な出費になります。そのような事態に陥らないためには、問い合わせしたときのスタッフの対応をきちんと確認するようにすることが大事です。例えば、電話をしたときの対応やメールを出したときの対応が良いかどうかで、その業者に依頼するべきかどうかを判断することができます。対応が悪かったりレスポンスが遅かったりしたら、仮にトラブルが起きたとしてもまともな対応をすることができなくなるので、しっかりと確認しておきましょう。
また、安心して依頼できる業者の条件としては、実績があるかどうかも大事なポイントです。規模が大きなビルほどエレベーターの保全や外壁などの窓清掃、空調設備の保守などたくさんの業務があります。実際にメンテナンスを依頼するときには、その業者の実績がどの程度あるのかをしっかりと確認しておきましょう。ビル管理業の担当者から信頼のある回答をもらった時などもスムーズに業務を進める上でも重要になってきます。また、業者同士で相見積もりを取って、できるだけ費用を抑えるようにすることも会社の利益を圧迫しないためには重要なことです。できるだけ低コストで質の良いサービスを提供している業者を選ぶようにしてください。
