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ビルの設備管理会社を選ぶときの注意点
ビルの設備管理会社の仕事内容
ビルの設備管理会社とは、そのビルのメンテナンスや管理のために点検や修繕、清掃などの業務を行う会社のことを言います。ビルを適切に運営するためには、消防や電気などの資格を所有している人材が必要です。したがって、自社ビルを管理しようと思えば電気工事士や消防設備士などの資格を持った人材を雇用する必要があります。ただ、本来の業務とは関係のない人材を雇用するメリットはあまりなく、人件費などがかかってしまう分コストが圧迫されることも考えられます。そこで自社にて全て行うのではなく、専門知識を有した人材がいる設備管理会社に依頼すると健全な運営をすることが可能になります。
ビルには電気や空調、水道などたくさんの設備が備え付けられていますが、これらの設備はトラブル防止のために定期的にチェックやメンテナンスを行う必要があります。水漏れしたり電気が使えなくなったり、さらに空調が効かなかったりすると業務に支障をきたすようになります。普段からトラブルを未然に防ぐためメンテナンスを行えるよう、またトラブルが発生したときに素早く解決できるよう普段から専門の会社にビルの管理を任せておくといいでしょう。
会社によって業務内容は異なりますが、例えば水質に異常がないか検査したり害虫による被害を未然に防いだり、ホルムアルデヒドによる健康被害を未然に防いだりもしてくれる会社もあります。建物だけでなく中にいる人のことまで考えたきめ細かいサービスを提供している会社に依頼することで、健全に業務を進めることができます。特に外部から会議やセミナーのために頻繁に来客がある場合、常に清潔にしておく必要があります。常に清掃業務を行ってくれる会社に依頼して、清潔感のある建物にしておきましょう。建物の内部が汚れているとそれだけで悪い印象を持たれてしまうことがあり、ビジネス上不利になることがあるので気をつけてください。
ビルの設備管理会社はどのような基準で選べばいいのか
自社ビルの設備管理を依頼しようと思ったら、まずは専門の会社を探す必要があります。では、実際にはどのような基準で選べばいいのでしょうか。まず業者によって提供しているサービス内容が異なっているので、自社がどのような業務を依頼したいのかを明確にしてから探すと効率的です。例えば施設の巡回や保安も依頼したいのにサービス外であれば別に警備員を雇わなくてはなりません。このような事態になると経費が増えてしまう上に探す時も効率が悪くなります。
また、できるだけ建物内のことに関する業務を総合的に扱っている業者の方が窓口も一つで済むのでおすすめです。選ぶときには始めに専門会社のホームページの内容をしっかりと見て、どのような業務を行っているのかを確認しましょう。そして、良さそうな会社があれば、その会社の過去の実績を必ず確認しましょう。実績が豊富な会社であればいろんなノウハウを蓄積していることも多く、さまざまなことに対応できる人材も豊富にそろっていることが多いです。さらにトラブルが発生したときでも、対応力がありとても頼りになる場合も多いので、安心して依頼することができます。
実績がホームページに記載されていない場合は、直接電話にて確認するといいでしょう。契約時には重要事項を必ず説明してくれるかどうかも大事です。契約した後に重要事項の説明が漏れていた場合、思わぬトラブルに巻き込まれてしまうことがあるので注意しましょう。
できるだけ安くビルの設備管理を依頼するためのポイント
ビルの設備管理を依頼する費用を安く抑えるためのポイントは、自社が依頼したい管理がサービス内容にきちんと含まれているかどうかをきちんと確認しておくことです。サービスが不十分の場合、別の業者に依頼することになり手間も費用もかかるので無駄なコストになります。サービス内容が遜色無い業者を複数見つけた場合は、相見積もりを取るといいでしょう。業者同士で見積もりを取ってもらい、その中で最安値の費用を提示した業者に依頼すると安く抑えることができます。
ただし相見積もりを取るときには必ず比較する内容は同じにしておく必要があります。管理を依頼したい業務内容が異なる場合、見積額も異なってくるので比較することができません。また、単純に費用が安いだけで選ぶのではなく、その費用になる根拠や理由も必ず聞いておきましょう。管理業務を行うためにはどうしてもかけなければいけないコストがあります。必須のコストまでを削減してしまうと十分な管理ができなくなるので気をつけてください。
自社で設備のことを全てチェックしようと思ったら莫大な時間や手間がかかりますが、外部に依頼すればそのコストは十分削減できます。しかし、クオリティーが高くないと意味がないので、コストを抑えつつも質の良いサービスを行ってくれる業者に依頼しましょう。
